Rechtssichere E-Mail-Archivierung 16.12.2025am 16.12.2025 12:30

Wieso benötigen Unternehmen eine E-Mail-Archivierung?

E-Mails sind längst ein zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags. Durch interne Kommunikationen, Angebote und Anfragen, Auftragsbestätigungen sowie Rechnungen steigt das E-Mail-Volumen über die Jahre hinweg stark an. E-Mail-Archivierung entlastet Ihren E-Mail-Server und ermöglicht eine langfristige und rechtssichere Aufbewahrung.

Die Pflicht zur Archivierung resultiert aus der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dabei muss nach den GoBD die E-Mail-Archivierung revisionssicher erfolgen.

Welche Vorteile bietet E-Mail-Archivierung?

• Rechtliche Sicherheit
• Manipulationssicherheit
• Datensicherheit
• Entlastung und Performance-Steigerung der E-Mail-Server
• Kostenersparnis durch optimierte Datenspeicherung
• Unabhängigkeit von PST-Dateien
• Schnelles Wiederfinden von E-Mails und Anhängen

Wie können Sie E-Mail-Archivierung realisieren?

Um die E-Mail-Archivierung für Sie zu realisieren und Ihnen alle Vorteile gewährleisten zu können, setzen wir auf die Lösung unseres Partners MailStore. Dabei bieten wir Ihnen eine umfassende Beratung und helfen Ihnen die passende Software nahtlos ins E-Mail-System zu implementieren.

Danach erfolgt die Einrichtung und Verwaltung zentral: Sie legen fest, welche E-Mail Sie wann archivieren. Dabei können Sie auch bereits vorhandene E-Mails beispielsweise aus Postfächern und öffentlichen Ordnern in Ihr E-Mail-Archiv übernehmen und so direkt Ihren E-Mail-Server entlasten. Mithilfe der Volltextsuche finden Sie später schnell und unkompliziert die benötigten E-Mails und Dateianhänge im Archiv.

Sie sind interessiert und möchten Ihre IT-Infrastruktur zuverlässig stärken? Dann treten Sie gerne mit uns in den Austausch!

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